5.PM, 쓰기에 대한 작성요령에 대한 공부 및 정리하기

프로젝트 매니지먼트(Project Management)에서의 쓰기의 의미?

• PM 활동 시 끊임없는 말을 통한 커뮤니케이션이 일어나고, 또한 끊임없는 많은 보고서도 작성해야 함.
  • 즉, PM에게 글쓰기능력은 아주 중요함.
• 저도, 말하기와 글쓰기 능력을 키워야 할것 같네요.. ^^; 잠시 저에 대해서 썰을 풀자면,
  • T.hub 에 블로깅 작성을 통해서 글쓰기 능력을 매일 연습하고 있답니다.
    • 어떻게 하면, 정확하고, 알기 쉽게 공부한 지식을 전달할 수 있을까? 매일 고민입니다. 
    • 예를들면, 어렸을때 기억을 잠시 떠올려보면, 처음에는 자전거를 타다가 엎어지기를 수십번 했어도, 계속 보완해 나가면서 타다보니깐 어느순간 두손놓고(?) 탈 수 있듯이,
      • 블로깅을 매일 하다보면 늘겠죠? ^^ 믿고 저의 장점인 조금씩 꾸준히 나아가려고 합니다.

그럼, 글쓰기의 이점은 무엇일까?

• 간단하게 말해서, 의사결정을 도와줌.
• 그리고, 자신의 생각을 종이나, 웹사이트에 옮기다 보면, 다소 모호했던 부분이나 문제가 분명하게 드러나고, 심사숙고했던 문제도 보다 명확해지는 결과가 ^^;
• 또한, 글쓰기는 글을 쓰는 사람뿐만 아니라, 글을 읽는 사람에게도 도움이 됨.
  • 예를들어, 말로는 설명하기 매우 복잡하고 긴 내용도 논리적으로 문서를 잘표현하고, 도식화하면 읽는 사람도 더욱 잘이해가 가능함.

그럼, 글쓰기 능력을 발전시키려면 어떻게 해야 할까?

• 말하기 능력과 똑같이 습득되고 발전할 수 있음.
• 즉, 글쓰기 그 자체를 하나의 과정으로 접근하면 능력을 계발하는데 많은 도움이 됨.
• 그리고, 글을 읽는 사람이 원하는 것이 무엇인가를 파악하는 데 중점을 두는 곳이 목표
  • 즉, 전달 내용만을 무작정 나열해서는 안됨.
• 그럼 글쓰기를 잘할 수 있는 7단계 방법을 정리해 보자.
  • 1단계
    • 문서 작성의 목적을 분명히 하자.
      • 작성하려는 문서가 왜 중요한가?
      • 문서를 읽을사람들은 누구인가? 
        • 그들은 해당 프로젝트와 어떤 이해관계가 있는가?
      • 문서로 전달하려는 내용은 무엇인가?
      • 문서를 읽을 사람이 프로젝트 진행 현황을 충분히 파악하는 사람인가?
      • 문서를 작성 전, 프로젝트 진행 상황에 대한 사전 설명이 필요한가?
      • 문서를 읽은 사람들이 어떤 반응을 보이기를 원하는가?
      • 문서에 담길 내용 중 사람들이 꼭 기억해야할 내용은 무엇인가?
  • 2단계
    • 어떻게 기술할 것인가를 생각하자.
      • 문서를 어떻게 쓸 것인가를 생각하는 시간이 많을수록 보다 효율적이고 간결한 문서를 작성할 수 있음.
      • 즉, 문서의 개요를 그려보자.
  • 3단계
    • 정보의 형식과 내용을 정하자
      • 문서에 누가 어떤 정보를 필요로 하는지 구체적으로 포함되도록 하자.
        • 즉, 자료의 성격에 따라 프로젝트관련 정보를 정리 및 가공해 이해 당사자별로 형태와 내용을 달리해야함.
          • 첫째, 이해 당사자별로 전달할 정보의 형식과 내용이 정함.
          • 둘째, 적절한 제목으로 배열함.
          • 셋째, 문서의 내용을 어떻게 구성할지 항목을 러프하게 잡아봄.
            • 즉, 자유롭게 문서내용의 항목과 제목을 배열함.
          • 넷째, 구성 항목이 적절하게 배치되면, 항목별로 세부 정보를 채워넣음.
  • 4단계
    • 중요 내용은 서두에 배치하자
      • 우선, 핵심정보를 선별하는 기준은 아래와 같음.
        • 하나, 누가 이 문서를 볼 것인가?
        • 둘, 이 문서내용을 접한 사람에게 미칠 영향은 무엇인가?
      • 즉, 핵심정보의 선별은,
        • 모든 정보를 검토하고 그 중에서 가장 중요한 내용만을 눈에 잘 띄게 해 문서를 보는 사람이 명확히 이해하도록 하는 것이 중요함.
      • 그리고 핵심정보는 가장 서두에 배치하여 전달하는 바를 명확하게 강조하자.
  • 5단계
    • 기본양식을 융통성 있게 활용하자
      • 기본양식이 정답은 아님.
        • 즉, 아래와 같이 이해 당사자들의 요구를 제대로 담도록하고, 경우에 맞게 활용해야함.
          • 하나, 문서에 많은 정보가 담기길 원하는 사람.
            • 대응) 문서에 많은 정보를 담음.
          • 둘, 간단한 내용을 원하는 사람.
            • 대응) 문서에 간단한 내용을 담음
  • 6단계
    • 형식이나 편집에 상관없이 초안을 써보자.
      • 수집, 정리, 구성한 정보와 양식을 이용해 초안을 작성해보면 좋음.
        • 단, 초안을 쓰는 동안은 형식이나 편집에 구애를 받을 필요는 없음.
      • 우선, 문서의 항목별 제목들만 순서대로 나열함.
        • 가능한 주요 항목들을 많이 이끌어내자.
          • 프로젝트와 관련된 다양한 문제와 이슈, 전달내용을 빠뜨리지 않도록..
      • 초안은, 문서내용의 전체적인 일관성을 유지하도록 하고, 포괄적으로 작성하면 좋음.
  • 7단계
    • 내용을 명확하게 하는 편집을 하자.
      • 편집은 문서작성의 맨 마지막 단계.
        • 간결한 단어와 문장을 다듬는 단계와 문서내용을 보기 쉽게 잡아가는 과정
      • 편집 체크리스트
        • 1. 보고서의 목적
          • 명확하게 목적이 기술되어 있는지 확인
          • 요구된 수행과제에 대해 언급되어 있는지 확인
        • 2. 정보
          • 정보는 정확하고 빠짐없이 수록되어있는지 확인
        • 3. 정보의 배열
          • 가장 중요한 내용이 문서 서두에 배치되어있는지 확인
          • 아이디어/정보는 논리적으로 전개되어 있는지 확인
        • 4. 첨부자료
          • 정보/내용을 반증하는 이해를 돕기위한 그림/그래프는 첨부되어있는지 확인.
        • 5. 문장과 지문
          • 간결하고 명확한지 확인
          • 단어의 약어가 너무 많이 사용되지는 않았는지 확인
          • 사용된 약어의 의미는 정의되어 있는지 확인
          • 상투적인 문구/은어는 없는지 확인
          • 긍정적인 단어를 사용하고 있는지 확인
        • 6. 교정
          • 맞춤법확인
          • 문자의 연결은 매끄러운지 확인.

결론

• PM에게 글쓰기능력은 아주 중요함.
• 글쓰기의 이점은 간단하게 말해서, 의사결정을 도와줌.
  • 자신의 생각을 종이나, 웹사이트에 옮기다 보면, 다소 모호했던 부분이나 문제가 분명하게 드러나고, 심사숙고했던 문제도 보다 명확해짐.
• 글쓰기를 잘할 수 있는 7단계 방법을 곁에두고 익히기.
• 오늘도 글쓰기 관련 지식에 대한 마술(?) 한가지 획득완료! 감사합니다. ^^

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• 오늘의 명언 한마디
  • 당신의 장기기억에 접근하기 위해서는 감정이 포함되어야 하는데, 이는 감정이 장기 기억과 뇌의 같은 영역(변연계(Limbic region))에 존재하기 때문이다.
    • 대럴 멀리스,주디스올로프 지음, "재무제표처음공부" 중에서..

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• 오늘의 영어 한마디
  • Did you like the food?
    • 맛이 있었나요?
  • Yes, I'm quite satisfied.
    • 네, 아주 맛있었어요.
  • 해설
    • 일반적으로 만족하다는, "be satisfied"
      • 주로 부사(quite/very)와 같이 사용함.
    • 또다른 표현을 찾아보면,
      • I'm fine. 
    • 추가적으로 배부르다는, I'm full. 로 표현하면 됨.

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• 오늘의 민법 한마디
  • 제1편 총칙 / 제5장 법률행위 / 제4절 무효와 취소
    • 제141조(취소의 효과)
      • 취소된 법률행위는 처음부터 무효인 것으로 본다.
      • 다만, 제한능력자는 그 행위로 인하여 받은 이익이 현존하는 한도에서 상환할 책임이 있다.

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• 나의 목표 및 다짐을 항상 내곁에 두기.
  • 목표
    • 나의 강점을 바탕으로 나의 일을 잘해냄으로써 타인과 사회를 아릅답게 만든다.
      • 현재 내가 가진 능력으로 누군가에 도움이 될 수 있을까? 에 대해서 항상 생각하기
  • 목표를 이루기 위한 실천방안
    • 꾸준한 블로깅/기록법/독서법으로 넘버원이 아닌 온리원이 되보자.
    • 천사불여일행(千思不如一行)을 항상생각하며 체화 및 각인시키자.
      • "천번 생각하는것보다 한번 행동하는 것이 더 중요하다."
    • 기기일약 불능십보(騏驥一躍 不能十步) / 노마십가 공재불사(駑馬十駕 功在不舍)
      • 천리마도 한번에 열걸음을 뛸 수 없고, 느리고 둔한말이라도 열흘이면 하룻길을 간다.